إدارة الوقت

مقدمة عن إدارة الوقت

- جميعنا نحصل على ال24 ساعة نفسها يومياً،هل فكرت إذاً لماذا يتمكن بعض الأشخاص من تحقيق مهام أكثر بكثير في العمل عن غيرهم؟! الجواب يكمُن في فن و علم إدارة الوقت وتنظيمه!

- حيث يعتبر الوقت من أثمن الكنوز لمن يعي كيفية تنظيمه بعناية و استثماره بما يُفيد، و تعد سرعة الوقت من أهم سمات عصرنا الحاضر، حيث ان المهام المطلوبة دائماً ما تكون أكثر من الوقت المتاح، ومع ذلك قد يفنى الشخص عمره  و لا يشعر بمرور الوقت إلا بعد فوات الأوان، و من هنا ظهر مصطلح إدارة الوقت ليتولى مُهمة تلبية إحتياجات العمل المختلفة التي تتزايد يوماً بعد يوم.

- لذا فإن قضاء القليل من الوقت لقراءه هذا المقال و التعرف على أهم الوسائل و التقنيات  و المهارات في عملية إدارة و تنظيم  وقتك ستنعكس فوائده العديدة عليك لكي تتمكن من السيطرة على الحياة العملية والحياة المهنية الخاصة بك.  

 

(أ) مفهوم إدارة الوقت:

 

يمكن تعريف مصطلح  "إدارة الوقت" أو “Time management”   بأنه أحد فروع علوم الإدارة، و قسم مهم في العملية التنظيمية التي يتم من خلالها التحكم الواعي في ترتيب المهام العملية المطلوب إنجازها في الوقت المُحدد لذلك قدر الإمكان ، و إدارته بفاعلية و الحد من فرص إضاعته دون جدوى بهدف زيادة كفاءة  و إنتاجية الفرد و لذا فإن فن إدارة الوقت هو الذي يضع حداً فاصلاً بين الشخص الناجح و الفاشل.

 

(ب) مهارات إدارة الوقت:

 

الإستخدام الأمثل لعملية الوقت والاستفادة القصوى  منه  تتم من خلال عدة مهارات و استراتيجيات مُحددة يجب التحلي بها و إتباعها لكيفية إدارة  وتنظيم الوقت  بكل خصائصة بشكل فعال ، لذا إن اردت تحقيق النجاح المطلوب في العمل كل ما عليك فعله هو الإلتزام بخطوات و مهارات إدارة و تنظيم الوقت في أسلوب حياتك المهنية بشكل يومي من خلال النقاط التالية:

 

1.  تعيين الأولويات بحكمة: هي مهارة من إحدى  مهارات إدارة و تنظيم الوقت و تتم من خلال تنظيم الأولويات و الأنشطة وترتيبها و تعني تحديد الفرق بين العمل المهم، العمل المستعجل، العمل الضروري و العمل الذي يمكن تأجيله، عن طريق وضع الأمور المستعجلة و المهمة في بداية الخطة ثم تتدرج إلى الأقل ثم الأقل أهمية.

 

2.  وضع أهداف واقعية: من أهم خطوات الوصول إلى الهدف هو تحديده، و رسم الطريق الأمثل للوصول إليه، و يجب ان يتسم هذا الهدف بالواقعية لكي يكون قابل للتحقق، عندما تتخلى عن تنفيذ هذه الخطوة تكون قد بدأت في إهدار وقتك دون جدوى.

 

3.  التطوير من عادة التنظيم: تنظيم و تخطيط المهام في العمل تُعتبر درجة من أحد أبرز الدرجات للتمكن من الاستفادة من الوقت ولكنها تحتاج إلى ذكاءً بالغاً، حيث انها وسيلة فعالة تجعل الشخص بدراية تامة بالمهام اللازمة و التوقيت اللازم لإنجازها، بالإضافة إلى إدراك المتغيرات و المستجدات المستمرة بشكل كبير.

 

4.  عمل  خطة زمنية للمهام: و يعني تقييم المسئوليات المتراكمة داخل حدود خطة زمنية واضحة، بحيث يتناسب مع نمط عملك و وقتك و طبيعة المُهمة ذاتها، مثل إنهاء المهام السريعة و القصيرة بالوقت المحدد ثم الإنتقال إلى الأطول، أو المهام البسيطة ثم الإنتقال إلى الأكثر تعقيداً    وفقًا لما يتراءى لكل شخص فالأمر يتسم بالمرونة و التوازن الصحيح.

 

5.  القضاء على أسباب الإنشغال: من أهم طرق التخطيط لعملية إدارة الوقت هو الحرص على التأكد من إتمام كل مهمة و تجنب جميع وسائل التشتيت في الوقت الذي يقضيه مع التركيز على مهمة محددة بدلاً من القيام بمهام متعددة بما يساهم في توفير وقتك و طاقتك الذهنية و زيادة الإنتاجية.

 

(ج) وسائل إدارة الوقت:

تقوم إدارة الوقت على العديد من الوسائل التي يمكن إتباعها لتنمية مهارات إدارة الوقت و تنقسم وسائل إدراة و تنظيم الوقت إلى قسمين كما يلي:

 

- الوسائل التقنية لإدارة الوقت

 

من المنظور التقني...يمكن استخدام الأجهزة الإلكترونية و الوسائل التقنية العصرية كوسائل للمساعدة في عملية التخطيط لكي تدير الجهد والوقت كالحاسبات الآلية، المسجلات الصوتية، الماسح الضوئي، البريد الإلكتروني، المفكرة الإلكترونية في سبيل تحقيق أهداف العمل، متطلبات المهمة و تلقي استجابات مختلفة و ردود سريعة تشمل مختلف ضلوع دول العالم بمنتهى الدقة و السرعة.

 

-الوسائل الغير تقنية لإدارة الوقت

 

v أولاً: الخرائط الذهنية: بواسطة تقسيم المهام و التخطيط للأنشطة المطلوب انجازها و تفريغها في شكل قائمة للحصول على راحة البال بدلاً من الشعور بالقلق و العشوائية ، فالأمر اشبه "بقص" التفاصيل المتشابكة و "لصقها" في خريطة ذهنية واضحة.

 

v ثانياً: المفكرات: و المقصود بها تحديد  و تدوين الأفكار الذهنية التي تراود الإنسان و تدور بداخله أثناء العمل مثل: الأهداف، الأسئلة العشوائية، الخواطر و المهام المطلوبة و يمكن تطبيقها بشكل منظم من خلال تحميل عشرات التطبيقات على الهاتف المحمول.

v ثالثاً التقويم: يعتبرالتقويم أحد أفضل الطرق لإدارة  وقتك بشكل صحيح  و يتم بتنظيم و ترتيب المواعيد و التذكير بإقترابها أو وقت يحين موعدها، خصوصاً في حالات كثرة المواعيد، الإجتماعات و المقابلات مع الناس سواء داخل القاعات أو عبر الانترنت ليتفرغ العقل من إتمام وإنجاز المهام المطلوبة واحدة تلو الأخرى.

 

(د) الأسباب الشائعة التي تؤدي إلى الفشل في إدارة الوقت:

من المؤكد ان المفتاح الرئيسي لإدارة عملية الوقت هو الطريقة التي يتعامل بها الفرد مع الأزمات في العمل و يدير بها شئونه المهنية و التنظيمية، ولذلك  وجب الإشارة إلى عدة أسباب أو مناهج حياتية تساهم في مضيعة الوقت و من أهم هذه الأسباب (علاوة عن عدم تطبيق ما سبق ذكره من تقنيات و وسائل لإدارة الوقت):

- عوامل التشتيت في حياتنا اليومية  مثل: وسائل التواصل الاجتماعي، تصفح الإنترنت، التحدث مع زملاء العمل و الأصدقاء، و الرسائل الفورية.

- عدم اتباع نمط حياة صحي يُعرف بأنه من الأسباب الأهم للفشل في إدارة الحياة العملية مثل: التدخين، عدم ممارسة الرياضة، عدم الحصول على قسط كافي من النوم، و اتباع انظمة غذائية غير صحية.

- الشعور المستمر بالقلق و التوتر و عدم الطمأنينة.

- الإنشغال بمهام متعددة و غير محددة ليس لها قيمة تشغل الذهن كثيراً عن المهام الرئيسية.

- أحد النتائج التي تسبب الفشل في إدارة الوقت عندما تشعر بعدم التركيز و العشوائية في التخطيط أثناء العمل.

 

(ه) أهمية إدارة الوقت:

تعتبر عملية إدارة وتخطيط الوقت بأنها أحد أهم المهارات الأولوية في العمل، حيث ان لإدارة و استغلال الوقت أهمية بالغة نظراً لكثرة المهام و المواعيد المستمرة و الحاجة الدائمة إلى تجنب السير عشوائياً و اتباع أنماط تنظيمية... لذا فإن فوائد وأهمية  إدارة الوقت في حياتك العملية وحياتك المهنية تكمن  فيما يلي:

   ·    القدرة على زيادة إنتاجية الفرد و إنجاز المهام مما يُعتبر استثمار للوقت.

      ·        تعمل اداره الوقت على المساهمة في حل أزمات و تحديات العمل الأساسية و الثانوية بشكل سريع و بجهود و وقت أقل.

   ·    الوصول إلى أهدافك على المستوى العملي والإداري بفاعلية و التمكن من تحقيق التطوير الذاتي.

      ·  تعطي الفرصة في التخلص من الضغوطات بالتالي الشعور بالسعادة و التفاؤل بالتالي تحقيق نجاح ملحوظ.

      ·  تحسين وتطوير جودة و فعالية كفاءة مستوى العمل و التطور المهني بشكل جيد.

      ·  تعليم المرء الدقة و الإنضباط في العمل و الإهتمام بالشئون التنظيمية بالشكل الصحيح.

      ·  تساعد إدارة الوقت في زيادة الثقة و رفع معنويات الأفراد بطريقة فعالة.

   ·    تقليل التوتر و القلق و الحد من الضغوط بالتالي إعطاء مُتسع من الوقت لأداء أنشطة و مهام أخرى.